Folketinget har den 19. maj 2022 vedtaget en ny bogføringslov, der indfører væsentlige ændringer i bogføringsloven, herunder bl.a. krav om digitalisering af bogholderiet.
Af Christian Zeeberg Madsen, advokat (H), partner
Ikrafttrædelse og anvendelsesområde
Den nye bogføringslov træder i kraft d. 1. juli 2022, men bestemmelser om krav og brug af digitale bogføringssystemer indføres over en årrække. De nærmere bestemmelser for ikrafttræden er ikke fastsat i loven, men fastsættes af erhvervsministeren i samråd med skatteministeren, jf. bogføringslovens § 34. Dog fremgår det af lov bemærkningerne, at krav om brug af digitale bogføringssystemer, tidligst gælder fra 1. januar 2024 for virksomheder i regnskabsklasserne B, C og D, og for virksomheder i regnskabsklasse A, tidligst fra 1. januar 2026.
Loven gælder fortsat for erhvervsdrivende virksomheder, der er etableret her i landet eller udøves her i landet, jf. lovens § 1, stk. 1. Små erhvervsdrivende virksomheder, der har personlige hæftelse og en nettoomsætning på 300.000 kr. eller derunder, er dog undtaget fra kravene om digital bogføring og opbevaring. Disse virksomheder kan således forsætte deres nuværende bogføringsmetode.
Udvidelse af regnskabsmateriale
I lovens § 4 udvides definitionen på regnskabsmateriale således, at den nu omfatter dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten, og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten. Det gælder forsat, at materialet skal opbevares i 5 år.
Procedurer for bogføring og opbevaring
Virksomheder skal efter lovens § 6 udarbejde en beskrivelse af procedurer for bogføring og opbevaring, og en beskrivelse af hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale. Virksomheder skal endvidere senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger foretage afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter og årsrapporter, jf. bogføringslovens § 11.
Digitale bogføringssystemer og kravene hertil
Bogføringen og opbevaring skal efter den nye lov ske digitalt, dog kan andet regnskabsmateriale opbevares på papir. Desuden er der krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af bogføring og bilag. Fra tidligst 1. januar 2024 gælder krav om, at der skal anvendes et digitalt bogføringssystem, der er godkendt af Erhvervsstyrelsen. Reglen gælder dog for virksomheder omfattet af regnskabsklasse A, fra tidligst 1. januar 2026. Egne bogføringssystemer der er specialtilpassede, kan anvendes, i det omfang det dokumenteres, at de lever op til samme krav som de bogføringssystemer, som Erhvervsstyrelsen har godkendt.
Alle bogføringssystemer, der markedsføres i Danmark, skal således fremover anmeldes til og godkendes af Erhvervsstyrelsen. For godkendelse af bogføringssystemer gælder følgende overordnede krav.
- De digitale bogføringssystemer skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registrering og bilag i 5 år, jf. § 15, stk. 1, nr. 1.
- Bogføringssystemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af registrering og bilag, jf. § 15, stk. 1, nr. 2.
- Bogføringssystemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer, jf. § 15, stk. 1, nr. 3.
Nærmere fastsættelse
Erhvervsministeren er ifølge loven desuden bemyndiget til, at fastsætte nærmere regler på en række områder. Mest væsentligt er 1) nærmere krav til de digitale bogføringssystemer. Derudover 2) regler om hvilke bilag, der er omfattet af den digitale opbevaringspligt, efter § 12. 3) regler om offentligt modtagecenter gennem anvendelse af den fællesoffentlige digitale infrastruktur for udveksling af e-dokumenter og, 4) regler om digital kommunikation.
Forhøjelse af bødesatser
I den nye bogføringslov forhøjes bødesatserne, således at der nu kan gives bøder på op til 1,5 mio. kr. for virksomheder med en omsætning over 100 mio. kr. ved omfattende overtrædelser af reglerne. For virksomheder med en omsætning på under 10 mio. kan bøderne udgøre op til 250.000 kr.
Har du eller din virksomhed spørgsmål til de nye regler, er du/I velkomne til at kontakte os.