Erhvervsstyrelsen udstedte den 9. juli 2021 en vejledning om brug af digitale underskrifter på selskabsretlige dokumenter. Vejledningen beskriver nærmere Erhvervsstyrelsens praksis samt betydningen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 910/2014 af 23. juli 2014 (eIDAS-forordningen)
Af Christian Zeeberg Madsen, advokat (H), partner
Gyldighed af digitale underskrifter
Når et dokument efter de selskabsretlige regler skal underskrives, er det som udgangspunkt valgfrit om det underskrives fysisk eller digitalt.
En digital underskrift skal imidlertid opfylde visse tekniske krav, førend den anses for at være en ”kvalificeret elektronisk signatur” og opnå samme virkning som en fysisk underskrift. Kravene er nærmere beskrevet i eIDAS-forordningen og omfatter bl.a. at underskriverens identitet skal verificeres samt tidspunktet for underskrivelsen inkluderes.
Alle selskabsretlige dokumenter er underlagt de tekniske krav for digital underskrift. Det er uden betydning, om dokumentet skal indberettes til Erhvervsstyrelsen eller ikke. Erhvervsstyrelsens vejledning indeholder dog en udtømmende oplistning af de berørte dokumenter.
Godkendte digitale underskrifter
Erhvervsstyrelsen accepterer følgende underskriftsløsninger ved anmeldelse af et digitalt underskrevet dokument:
- NemID-validering til signering. Signeringsmetoden kan anvendes af personer med et dansk CPR-nr.
- Anvendelse af kvalificerede signaturer, der er oplistet af EU-Kommissionen i eIDAS Trusted List, også benævnt ”positivliste”. Metoden omfatter EU/EØS-landene samt Storbritannien.
- Håndskreven underskrift i et tegneprogram.
- Håndskreven underskrift, der senere scannes, ligestilles med en fysisk underskrift.
Til forskel for ovenstående accepteres eksempelvis ikke underskrifter, der er fremstillet i tekstbehandlingsprogrammer (eksempelvis Word), udelukkende er valideret via underskrivers e-mailadresse eller hvor en fuldmægtig underskriver, men hvor fuldmagten ikke indberettes til Erhvervsstyrelsen.
Anvendelse af andre løsninger end de godkendte
Modtager Erhvervsstyrelsen en anmeldelse af et selskabsretligt dokument, der ikke opfylder de tekniske krav, vil Erhvervsstyrelsen foretage en konkret vurdering af, om den digitale underskrift kan accepteres.
Dette vil navnlig være tilfældet, hvor underskriftsløsninger anvendes udenfor EU/EØS-landene samt Storbritannien, idet Erhvervsstyrelsens vejledning ikke indeholder oplysninger herom.
Hvis underskriftsløsningen ikke godkendes, vil Erhvervsstyrelsen afvise dokumentet.
Krav til underskriftstidspunktet
Ved digital underskrift, der opfylder de tekniske krav, skabes der et certifikat, som indeholder oplysninger om bl.a. underskriverens identitet og underskriftstidspunktet.
Underskriftstidspunktet regnes som det tidspunkt, hvor dokumentet blev elektronisk underskrevet og ikke øvrige tidspunkter anført i dokumentet. Ved flere underskrivere, regnes er det gældende tidspunkt for at være, hvor den sidste person underskrev.
Underskrifttidspunktet skal stemme overens med de oplysninger, der fremgår af dokumentet. Det betyder, at digitale underskrifter ikke må indhentes forudgående.
Hvis alle parter ikke har mulighed for at underskrive på det relevante tidspunkt, kan der udstedes en afgrænset specialfuldmagt, der indsendes med anmeldelsen til Erhvervsstyrelsen.
Opbevaring af selskabsdokumenter
Selskabet skal, ligesom øvrige selskabsretlige dokumenter, opbevare digitalt underskrevne selskabsdokumenter, i mindst 5 år regnet fra udløbet af det regnskabsår, som dokumentet vedrører.
Certifikatet for den digitale underskrift anses for at være en del af dokumentet, hvorfor den skal opbevares ved dokumentet.
Yderligere oplysninger
Erhvervsstyrelsens vejledning om digitale underskrifter kan findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-digitale-underskrifter-0
Har du eller din virksomhed har spørgsmål til de nye regler, er du/I velkomne til at kontakte os.